每天上百件公文、人力卻沒有增加？EMILY.RPA 打造政府機關智慧公文自動化新模式
每天都有新的公文進來，但編制沒有增加；一邊要處理日常收文，一邊又要消化歷年累積的編目與歸檔案件。對許多政府機關而言，這是大量重複且耗時的行政作業。
從紙本收文、電子公文編目、案次號判讀，到歷史案件回溯與案卷著錄，每一個環節都需要投入大量人力。只要案件量一增加，人員便容易陷入重複輸入、反覆比對與長時間整理資料的循環之中。
面對這些挑戰，EMILY.RPA 結合 AI 技術與流程自動化機器人，提供一套完整的智慧公文自動化解決方案，協助機關實現從收文到歸檔的全流程數位轉型。
政府機關公文管理，正面臨哪些挑戰？
許多機關每天都必須處理大量公文收發與檔案管理工作，常見痛點包括：
人力成本高
收文、編目、著錄與歸檔作業高度依賴人工操作，不僅耗費時間，也占據同仁大量心力。
人為判斷容易產生誤差
案次號分類、公文主旨編修、摘要撰寫等工作，往往仰賴承辦人經驗，不同人員可能產生不同結果，影響檔案品質與後續調閱效率。
歷史積案難以消化
許多機關除了每日新增公文外，還需處理大量歷史回溯案件。待處理數量往往從數千件到上萬件，甚至更高，人工作業難以有效追趕進度。
AI + RPA，打造智慧公文數位助理
EMILY.RPA 的核心理念在於接手重複、規則化、大量操作的工作，讓同仁更能專注於判斷與決策。
透過 AI 與 RPA 的結合，系統可實現：
AI 智慧解析公文內容
自動判讀案次號
自動產生案情摘要
全天候排程執行
自動寄送執行報表
自動處理附件上傳與檔案分流
大幅降低人工作業負擔，同時維持資料一致性與作業品質。
五大智慧公文自動化流程
五大智慧公文自動化流程，串起收文、編目到歸檔
傳統公文管理往往被切割成多個獨立作業環節，從紙本收文、案件編目、案卷著錄，到歷史檔案回溯整理，每個步驟都需要大量人工作業與跨系統操作。
EMILY.RPA 結合 AI 智慧辨識與流程自動化技術，將原本分散的作業整合為五大核心流程，協助機關建立從「收文」到「歸檔」的完整智慧檔管作業模式。
流程 | 傳統痛點 | EMILY.RPA 解決方案 | 預期效益 |
流程一 紙本收文作業自動化 | 紙本公文需人工登錄、上傳附件、分類掃描 | AI 自動擷取來文資訊，自動完成收文登錄、檔案分流與附件管理 | 收文時間由 10 分鐘縮短至約 1 分鐘，效率提升約 90% |
流程二 日常案件-編目自動化 | 案次號判斷困難、贅詞整理耗時 | AI 判讀案由內容，自動推薦案次號並清理贅詞 | 編目速度提升約 66%，降低人為判斷錯誤 |
流程三 日常案卷-著錄自動化 | 案卷需閱讀大量公文並人工撰寫摘要 | AI 跨文件分析，自動產生案情摘要、主題項及主題摘要 | 著錄效率提升約 80%，建立一致品質 |
流程四 歷史案件-編目自動化 | 積案數量龐大，日常作業難以兼顧 | 利用夜間及離峰時間大量自動執行編目作業 | 編目速度提升約 83%，有效消化歷年積案 |
流程五 歷史案卷-著錄自動化 | 大量歷史卷宗閱讀與摘要整理耗費人力 | AI 自動整理歷史案卷內容並完成著錄 | 大幅縮短回溯作業時程，提升檔案利用價值 |
導入後可以帶來哪些效益？
根據提案規劃，EMILY.RPA 可協助機關達成：
降低人工工時
紙本收文作業由人工約 10 分鐘縮短至約 1 分鐘，速度提升約 90%。
提升編目效率
日常案件編目速度可提升約 66%，歷史回溯案件編目速度可提升約 83%。
加速案卷著錄
日常與歷史案卷著錄作業速度皆可提升約 80%。
解放核心勞動力
透過全天候 24 小時自動執行機制，減少例行性操作，讓人員將時間投入更具價值的行政與民眾服務工作。
結語
數位轉型不只是將紙本變成電子檔，更重要的是讓資訊能夠被有效管理、快速運用與持續累積價值。
透過 EMILY.RPA 結合 AI 的智慧公文解決方案，從紙本收文、案件編目、案卷著錄到歷史回溯處理，都能建立標準化且可持續擴充的自動化流程。當重複作業交由機器人完成，機關便能將有限的人力資源投入更具判斷性與服務價值的工作上，真正落實智慧政府與行政效能提升。
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